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Gruppen-Geldwäschebeauftragter: Häufig gestellte Fragen und Antworten
Inhaltsverzeichnis
Wann sind Unternehmen verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten für die Gruppe zu bestellen und welche Aufgaben hat ein Gruppengeldwäschebeauftragter?
Die Grundlage zur Beantwortung dieser und weiterer Fragen findet sich in § 9 des Geldwäschegesetzes (GwG). Darin ist festgehalten, dass das Mutterunternehmen einer Unternehmensgruppe umfassende Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ergreifen und deren Umsetzung sicherzustellen hat (vgl. § 9 Abs. 1 GwG).
Im Folgenden werden die einzelnen Merkmale näher betrachtet, um zu klären, welche Verpflichtungen wann und von wem innerhalb einer Unternehmensgruppe zu erfüllen sind.
Welche Unternehmen sind zur Umsetzung gruppenweiter Pflichten verpflichtet?
Unter § 9 GwG fallen alle Unternehmen, die aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit zu den Verpflichteten nach § 2 Abs. 1 GwG zählen und das Merkmal der Gruppenzugehörigkeit aufweisen. An dieser Stelle kann festgehalten werden, dass nur diejenigen gruppenzugehörigen Unternehmen der Einhaltung und Umsetzung der gruppenweiten Pflichten unterliegen, welche selbst zu dem Verpflichtetenkreis gemäß GwG gehören (s. Lang in Zentes/Glaab, § 9, Rn. 9).
Die Definition der Unternehmensgruppe nach GwG
Gemäß § 1 Abs. 16 GwG ist eine Gruppe „… ein Zusammenschluss von mehreren Unternehmen bestehend aus Mutter- und Tochterunternehmen sowie weitere Unternehmen, an denen Beteiligungen gehalten werden.“
Das Mutterunternehmen steht dabei über den ihm zugehörigen Tochterunternehmen, Zweigniederlassungen und Zweigstellen sowie anderweitig verbundenen Unternehmen und ist selbst keinem anderen Unternehmen untergeordnet (s. § 1 Abs. 25 GwG). Generell gilt, dass ein beherrschender Einfluss des Mutterunternehmens auf alle gruppenangehörigen Unternehmen vorliegen muss, um als Mutterunternehmen nach GwG eingeordnet zu werden. Dieser Einfluss ist conditio sine qua non (unabdingbare Voraussetzung) für die Umsetzung gruppenweiter geldwäscherechtlicher Sicherungsmaßnahmen sowie weiterer Pflichten und deren gruppenweiter Koordination.
Ein Tochterunternehmen ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen, welches jedoch wirtschaftlich unselbstständig ist und der Kontrolle des Mutterunternehmens unterliegt.
Die beherrschende Stellung des Mutterunternehmens ergibt sich in der Regel aus Stimmrechten oder Kapitalanteilen. Als eine Besonderheit der Aktiengesellschaft (AG) oder Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) kann sich die Stellung bei diesen beiden Gesellschaftsformen auch aus dem Abschluss eines Beherrschungsvertrages ergeben.
Bezüglich Unternehmen, an denen Beteiligungen gehalten werden, muss eine dezidierte Beteiligungsquote seitens des Mutterunternehmens vorliegen, damit entsprechender Einfluss ausgeübt werden kann. Weiterhin ist es möglich, dass auch Tochtergesellschaften selbst Beteiligungen an Unternehmen halten – welche dann ebenfalls gruppenweiten Pflichten unterliegen (s. Lang in Zentes/Glaab, § 9, Rn. 9). Doch auch hier gilt der Grundsatz, dass das Tochterunternehmen, welches die Beteiligungen hält, selbst Verpflichteter nach dem GwG sein muss (s. o.).
Neben den Tochtergesellschaften und Zweigstellen könnten also auch weitere Unternehmen zu der Unternehmensgruppe gezählt werden. Dafür ist entscheidend, ob das Mutterunternehmen Mehrheitsbeteiligungen an diesen weiteren Unternehmen hält oder in sonstiger Weise erheblichen Einfluss ausüben kann, etwa durch Rechte wie der Bestellung oder Abberufung der (geschäftsführenden) Organe des Unternehmens.
Gruppenzugehörige Unternehmen im Ausland
Grundsätzlich erstrecken sich die Verpflichtungen auch auf Tochterunternehmen oder verbundenen Unternehmen mit Sitz im Ausland. Dabei hat die Muttergesellschaft für die Befolgung der gruppenweiten Maßnahmen Sorge zu tragen, sofern das Recht des Drittstaats dies zulässt. Befindet sich der Sitz der zugehörigen Gesellschaften innerhalb der Europäischen Union, so ist das Mutterunternehmen zur Sicherstellung der Befolgung der jeweils nationalen Rechtsvorschriften für die Umsetzung der vierten EU-Geldwäscherichtlinie verpflichtet.
Lässt das Recht eines Drittstaats die Umsetzung der gruppenweiten Maßnahmen nicht zu und sind die geldwäscherechtlichen Anforderungen in dem Drittstaat weniger umfassend, so gilt für das Mutterunternehmen die Berücksichtigung der dort geltenden Regelungen und die Durchsetzung daran angepasster Maßnahmen in den gruppenzugehörigen Unternehmen bzw. Zweigstellen. Reichen die getroffenen Maßnahmen nicht aus, so muss in Rücksprache mit der Aufsichtsbehörde eine ggf. bestehende Geschäftsbeziehung beendet werden (s. § 9 Abs. 3 GwG).
Bausteine gruppenweiter Pflichten gemäß § 9 Abs. 1 GwG
1. Die gruppenweite Risikoanalyse
Die Basis gruppenweiter Pflichten liegt in der Erstellung einer gruppenweiten Risikoanalyse. Bei der Erstellung der gruppenweiten Risikoanalyse ist unbedingt zu beachten, dass diese Risikoanalyse nicht eine bei dem jeweiligen Tochterunternehmen, der Zweigstelle bzw. dem verbundenen Unternehmen erforderliche Risikoanalyse ersetzt.
Folglich ist eine gruppenbezogene Risikoanalyse komplementär zu den Risikoanalysen der verpflichteten Tochterunternehmen zu erstellen und bezieht sich ihrerseits ausschließlich auf die Risikoevaluation der Unternehmensgruppe. Dementsprechend beziehen sich auch die identifizierten Risiken auf die Strukturen innerhalb der Gruppe und sind auf die einzelnen Gesellschaften zu übertragen. Die Anforderungen des § 5 GwG betreffen insofern alle zu erstellenden Risikoanalysen.
2. Etablierung gruppenweiter Maßnahmen
Auf Grundlage dieser Risikoanalyse muss die Muttergesellschaft gruppenweite Maßnahmen zur Geldwäscheprävention etablieren. Im Wesentlichen müssen nachfolgende Maßnahmen umgesetzt werden:
a) Einrichtung einheitlicher Sicherungsmaßnahmen
Zunächst müssen in Anlehnung an § 6 Abs. 2 GwG interne einheitliche Sicherungsmaßnahmen eingerichtet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die internen Sicherungsmaßnahmen innerhalb der Gruppe nur insofern einheitlich sein können, wie sich die Verpflichteten nicht wesentlich in ihrer Gefährdungssituation unterscheiden. Finden sich innerhalb einer Gruppe etwa Immobilienmakler und Finanzdienstleister unter den Tochterunternehmen, Zweigniederlassungen bzw. anderweitig verbundenen Unternehmen, so können sich die internen Sicherungsmaßnahmen (angepasst an die Verpflichteten) durchaus unterscheiden. Die Einheitlichkeit der Sicherungsmaßnahmen bezieht sich eben nur auf die Gleichförmigkeit der Verpflichteten.
Dabei ist zu beachten, dass die gruppenweiten Sicherungsmaßnahmen stets zusätzlich zu ggf. eigenen einzurichtenden Sicherungsmaßnahmen der gruppenzugehörigen Gesellschaften (aufgrund ihrer eigenen Verpflichteteneigenschaft nach GwG) zu implementieren sind.
b) Bestellung von Gruppengeldwäschebeauftragten
Zu den geldwäscherechtlichen Verpflichtungen zählt insbesondere die Bestellung eines Gruppengeldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters. Bei seiner Bestellung ist zunächst einmal zu berücksichtigen, dass dessen Ansprechpartner Teil der Leitungsebene des Mutterunternehmens sein sollte, damit der Geldwäschebeauftragter seine Funktion und Aufgaben ordnungsgemäß wahrnehmen kann.
Weiterhin sind nach § 7 Abs. 4 GwG der Geldwäschebeauftragte sowie sein Stellvertreter der Aufsichtsbehörde durch den Verpflichteten mitzuteilen.
Diese Regelung betrifft auch die Verpflichteten einer Gruppe und findet dementsprechend auch in diesen Fällen Anwendung.
c) Schaffung von Informationsstrukturen innerhalb der Unternehmensgruppe
Das Mutterunternehmen hat die Strukturen so anzupassen und Verfahren so zu implementieren, dass ein Informationsaustausch innerhalb der Gruppe ohne enormen Aufwand möglich wird. Insbesondere dem Gruppengeldwäschebeauftragten muss ermöglicht werden, Informationen einzuholen, um die Pflichten nach § 6 Abs. 1, 2 GwG erfüllen zu können. Zu den betreffenden Informationsdaten gehören den Auslegungs- und Anwendungshinweisen für Güterhändler, Immobilienmakler und andere Nichtfinanzunternehmen der Bezirksregierung Düsseldorf zufolge: „Kundendaten, Informationen über beabsichtigte oder erstattete Verdachtsmeldungen […], Kontakte zu Finanzmarktaufsichts-, Strafverfolgungs- und Ermittlungsbehörden“. Das Verbot der Informationsweitergabe gilt gemäß § 47 Abs. 2, 3 GwG nicht bei Verpflichteten innerhalb einer Unternehmensgruppe.
d) Treffen von Vorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten
Werden gruppenweite Maßnahmen ergriffen, so gilt es, auf die Einhaltung von Datenschutzvorschriften zu achten und die Maßnahmen mit diesen Vorschriften in Einklang zu bringen. Dabei trifft die Verpflichtung zur Einhaltung der gruppenweiten Regelungen zum Schutz der personenbezogenen Daten und in Bezug auf den Informationsaustausch nicht nur die Verpflichteten der Unternehmensgruppe, sondern „auch gruppenzugehörige Unternehmen, deren Mutterunternehmen nicht den Pflichten nach dem GwG unterliegt“, so die Auslegungs- und Anwendungshinweise der BaFin.
Welche Aufgaben hat ein Gruppengeldwäschebeauftragter?
Der vom Mutterunternehmen zu bestellende Gruppengeldwäschebeauftragter sowie sein Stellvertreter sind für die Erstellung, Koordination und Überwachung einheitlicher Sicherungsmaßnahmen zuständig.
Hier gilt ebenso wie bei der gruppenweiten Risikoanalyse, dass ein Gruppengeldwäschebeauftragter nicht die ggf. erforderliche Bestellung der Geldwäschebeauftragten in den jeweiligen gruppenzugehörigen Unternehmen ersetzt, sofern diese zur Bestellung von Geldwäschebeauftragten verpflichtet sind.
Für die Erfüllung der Funktion des Gruppengeldwäschebeauftragten ist es notwendig, dass dieser unternehmensübergreifend tätig werden kann und entsprechende Befugnisse für die Ausübung erhält. In den Auslegungs- und Anwendungshinweisen findet sich in Bezug auf die Überwachung der Umsetzung der gruppenweiten Strategie zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der Hinweis, dass dies auch durch Vor-Ort-Besuche zu erfolgen hat.
Inwieweit dies praktisch umsetzbar und in welchen Abständen auch notwendig ist, muss sicherlich im Einzelfall abgewogen und festgestellt werden, insbesondere unter der Beachtung der Wirksamkeit der weiteren Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen. Ist die Gefahr wesentlicher Fehlerrisiken bei diesen Maßnahmen als durchaus gering einzuschätzen, ist entsprechend der Verhältnismäßigkeit die Durchführung der Kontrollmaßnahmen für die Umsetzung der einheitlichen Strategie zu berücksichtigen. Dazu kann auch die Einsichtnahme in Dokumente und Informationen (bspw. über Transaktionen) gehören.
Besonderheiten für Immobilienmakler, Güter- und Kunsthändler:
Bei Immobilienmaklern, Güterhändlern sowie im Kunsthandel werden die gruppenweiten Pflichten erst relevant, sobald die entsprechenden pflichtauslösenden Schwellenwerte überschritten werden. Dabei gilt in den vorgenannten Sektoren die Beachtung der 10.000 Euro-Grenze bzw. 2.000 Euro-Grenze fort.
Werden diese Schwellenwerte von keinem gruppenzugehörigen Unternehmen überschritten, so ist das Mutterunternehmen nicht dazu verpflichtet, eine Risikoanalyse für die Gruppe zu erstellen. Bleiben lediglich einzelne Gesellschaften der Unternehmensgruppe unter den o. g. Werten, müssen ebendiese Unternehmen nicht in die Risikoanalyse miteinbezogen werden.
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