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Aufgaben und Voraussetzungen eines Geldwäschebeauftragten

Die interne Ernennung eines Geldwäschebeauftragten ist mit einigen Hürden und Voraussetzungen verbunden. Die Auslagerung der Geldwäscheprävention ist daher für viele Unternehmen äußerst sinnvoll.

Die Voraussetzungen an Geldwäschebeauftragte

Ein Geldwäschebeauftragter sollte grundsätzlich der deutschen Sprache mächtig sein, da dies Grundvoraussetzung für die ihm obliegende Kommunikation mit der zuständigen Aufsichtsbehörde sowie anderen Behörden ist. Im Zusammenhang damit steht auch, dass der Geldwäschebeauftragte seine Tätigkeit im Inland auszuüben hat, denn nur so kann eine durchgehende Erreichbarkeit gewährleistet werden. Zudem haben Geldwäschebeauftragte die erforderliche Qualifikation und Zuverlässigkeit aufzuweisen.

Die konkreten Voraussetzungen an Geldwäschebeauftragte

  • Unter Qualifikation versteht man die erforderliche Sachkompetenz. Diese umfasst die Kenntnis einschlägiger gesetzlicher Vorschriften wie auch aufsichtsrechtlicher Anforderungen.
  • Der Kenntnisstand ist dabei durch den regelmäßigen Besuch von Schulungen und Fortbildungsveranstaltungen auf dem aktuellen Stand zu halten.
  • Entsprechende Fachpublikationen, z.B. der der BaFin oder der FIU sind zu beachten.
  • Darüber hinaus ist ein Verständnis der bestehenden Geschäftsfelder und Produkte des jeweiligen Verpflichteten sowie der Ablauforganisation und Prozesssteuerung erforderlich.

Die Praxis einiger Unternehmen, einfach eine Person aus der Finanzabteilung oder der Geschäftsführung zum Geldwäschebeauftragten zu benennen, ohne dass entsprechende Qualifikationen vorliegen, reicht folglich nicht aus, um die geldwäscherechtlichen Anforderungen zu erfüllen. In der Regel müssen die genannten Unternehmen auf Geheiß der Aussichtsbehörde diese Art von Bestellungen widerrufen.

 

Die Zuverlässigkeit des Geldwäschebeauftragten ist sicherzustellen.

 

Die Zuverlässigkeit erfordert vor allem, dass im Vorfeld der Tätigkeit keine relevanten strafrechtlichen Verstöße begangen wurden. Entsprechende polizeiliche Führungszeugnisse müssen vor Beauftragung vorliegen.

 

Welche Aufgaben hat ein Geldwäschebeauftragter (gem. § 7 GwG)?

Die BaFin als die zuständige Aufsichtsbehörde für den Finanzsektor hat in ihren Auslegungs- und Anwendungshinweisen Kapitel II 3.2 S. 18–20 (Stand November 2020) in Anlehnung an die Anwendungshinweise der Deutschen Kreditwirtschaft und ihre langjährige Verwaltungspraxis die typischen Aufgaben eines Geldwäschebeauftragten festgelegt.

Für den Finanzsektor gibt es daher bereits einen sehr präzisen Aufgabenkatalog für den Geldwäschebeauftragten. Weitgehend ist dieser Katalog auch auf Geldwäschebeauftragte des Güterhandels oder auf nicht BaFin regulierte Finanzunternehmen übertragbar;

Treffen vorgenannte Kriterien zu, haben die verpflichteten Unternehmen laut Gesetz einen Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene sowie einen Stellvertreter zu bestellen.

Der Geldwäschebeauftragte ist für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften zuständig; die Verantwortung der Leitungsebene des Unternehmens bleibt hiervon allerdings unberührt. Der Geldwäschebeauftragte berichtet der Geschäftsleitung und ist ihr funktionell beigeordnet.

Die Verpflichteten haben der Aufsichtsbehörde die Bestellung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters oder ihre Entpflichtung vorab anzuzeigen.

Nach erfolgter Bestellung ist der Geldwäschebeauftragte der zentrale Ansprechpartner für die Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden. Er stellt sicher, dass die einschlägigen Auflagen eingehalten und umgesetzt werden. Dafür haftet er, wie die Geschäftsführung, persönlich.

Ihm sind ausreichende Befugnisse für eine ordnungsgemäße Durchführung seiner Funktion seitens des Unternehmens einzuräumen. Insbesondere ist ihm ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen zu gewähren, die im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sein können.

 

14 primäre Aufgaben eines Geldwäschebeauftragten

Die nachfolgende Aufzählung sind die primären Aufgaben von Geldwäschebeauftragten und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollen aber vor Augen führen, dass dies ein Aufgabengebiet ist, welches sehr viel Zeit und Wissen voraussetzt.

  1. Erarbeitung und Weiterentwicklung einer unternehmensspezifischen Risikoanalyse
  2. Schaffung und Aktualisierung interner Grundsätze und Prozesse zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, insbesondere von Arbeits- und Organisationsrichtlinien und geschäfts – und transaktionsbezogenen Sicherungssystemen.
  3. Der Geldwäschebeauftragte steht damit vor allem für die Implementierung und laufende Aktualisierung der schriftlich festgelegten Prozessordnung in Geldwäscheangelegenheiten ein.
  4. Schaffung klarer und risikoadäquater Berichtwege
  5. Implementierung eines laufenden Kontrollsystems im Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung geldwäscherechtlicher Vorschriften.
  6. Hierfür hat der Geldwäschebeauftragte mit Hilfe risikobasierter Überwachungshandlungen die Angemessenheit und Effektivität der von ihm (respektive ihr) eingeführten Organisations – und Arbeitsanweisungen sowie der geschäfts – und kundenbezogenen internen Sicherungssysteme zu gewährleisten.
  7. Das Überwachungssystem des Geldwäschebeauftragten ist grundsätzlich unabhängig von den retrospektiven Prüfungspflichten der internen Revision zu betrachten.
  8. Er führt dies prozessimmanent oder zumindest zeitnah durch und hat selbstredend das Recht und die Pflicht, Stichproben durchzuführen.
  9. Meldung von Verdachtsfällen: Der Geldwäschebeauftragte hat Verdachtsfälle aufzudecken und zu bearbeiten, die Meldepflichten nach § 43 GwG zu prüfen und bei Vorliegen eines konkreten Grundes Verdachtsfälle der zuständigen FIU zu melden. Dabei obliegt ihm auch die Entscheidung, ob die Geschäftsbeziehung nach Abgabe der Verdachtsmeldung beendet oder fortgesetzt wird.
  10. Es gilt eine grundsätzliche Weisungsfreiheit des Geldwäschebeauftragten hinsichtlich des Verdachtsmeldewesens, Der Geldwäschebeauftragte sollte im Einzelfall abwägen, in welchem Umfang die Bearbeitung eines Verdachtsfalls weitere Aufklärungsmaßnahmen erforderlich macht und diese noch vertretbar sind.
  11. Information der Geschäftsführung und der Aufsichtsorgane: Stellt der Geldwäschebeauftragte im Einzelfall Fehler oder Mängel in den Prozessen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung im Unternehmen fest, muss er Maßnahmen zu deren Beseitigung aufzeigen und die zuständigen Mitglieder der Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgane (z.B. Aufsichtsrat) entsprechend informieren.
  12. Information der Leitungsebene und des Aufsichtsorgans: Ungeachtet einzelner Vorfälle muss der GwG Beauftragte dem verantwortlichen Mitglied der Geschäftsleitung periodisch, mindestens aber einmal jährlich, einen schriftlichen Bericht über die Tätigkeit, die Risikosituation des Unternehmens und die bereits getroffenen und noch geplanten Maßnahmen zur Umsetzung der geldwäschereigesetzlichen Verpflichtungen zukommen lassen. Dies kann und soll auch im Rahmen der erstellten Risikoanalyse erfolgen. Der Bericht bzw. die Risikoanalyse sind von der Geschäftsleitung auch den Vorsitzenden der jeweiligen Aufsichtsorgane (z.B. des Aufsichtsrates) zu übermitteln. Dies muss ebenfalls durch den GwG Beauftragten sichergestellt werden.
  13. Unterrichtung der relevanten Beschäftigten über die Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und Erarbeitung eines Schulungskonzepts: Darüber hinaus ist ein risikoadäquates Schulungskonzept zu erstellen und die Mitarbeiter des Unternehmens sind über die Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu unterweisen. Das Schulungskonzept sollte auf jeden Fall mit Unterstützung der operativen Abteilungen des Unternehmens durchgeführt werden. Dazu gehören auch, Schulung und Beratung, im Hinblick auf gesetzliche Neuerungen, Änderungen der aufsichtsrechtlichen Anforderungen und die daraus resultierenden Verhaltensregeln für die Mitarbeiter des Unternehmens. Der Geldwäschebeauftragte kann die Schulung selbst durchführen oder die Tätigkeit delegieren (auch an externe Anbieter).
  14. Ansprechpartner für die zuständige Aufsichtsbehörde, die Strafverfolgungsbehörden und für die FIU: Der Geldwäschebeauftragte ist gegenüber den Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden interner Ansprechpartner für Verdachtsfälle und Fragen im Zusammenhang mit dem Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung, dabei untersteht er nicht der Weisungsbefugnis der Geschäftsleitung. Um diese Schnittstellenfunktion wirksam wahrnehmen zu können, sollte der Geldwäschebeauftragte in der Regel über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache verfügen. Nur dann ist er in der Lage, mit den zuständigen Behörden etc. zu kommunizieren. In diesem Zusammenhang ist auch die Anforderung des § 7 Abs. 5 S.1 zu sehen, wonach der Geldwäschebeauftragte seine Tätigkeit in Deutschland ausüben muss. Seine ständige Erreichbarkeit muss gewährleistet sein, sofern keine angemessene Vertretung vorhanden ist.

Das Risikomanagement sowie die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und dessen Stellvertreters kann sowohl unternehmensintern erfolgen als auch an einen externen Dienstleister wie PEQURIS ausgelagert werden. Vor- und Nachteile der Auslagerung von Geldwäscheprävention haben wir in diesem Artikel zusammengefasst: Externer Geldwäschebeauftragter: Für welche Unternehmen lohnt es sich?

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